Evite erros na importação de colaboradores: O guia rápido da planilha

A importação em lote via planilha é, indiscutivelmente, a estratégia mais ágil para cadastrar ou atualizar sua base de colaboradores. Entretanto, para que essa automação funcione perfeitamente, o sistema exige que os dados sigam uma formatação rigorosa.

A grande maioria das falhas ocorre por detalhes simples de formatação. Portanto, realizar uma verificação rápida antes de subir o arquivo é crucial para evitar retrabalho.

Checklist de Validação: Como Evitar Erros de Importação

Para garantir o sucesso do cadastro, confira os pontos críticos abaixo antes de realizar o upload:

• Estrutura da Planilha: Jamais altere a estrutura do arquivo. Nenhuma coluna deve ser excluída, modificada ou acrescentada. Além disso, mantenha a formatação dos dados seguindo o modelo da primeira linha.
• Eliminação de Espaços: Este é o erro mais frequente. Certifique-se de que não existem espaços “invisíveis” antes ou depois do texto nas células (por exemplo, use “João Silva” e nunca ” João Silva”).
• Padronização de Datas: Rigorosamente, todas as datas (nascimento ou admissão) devem seguir o padrão DD/MM/AAAA.
• Higienização de Endereços: Ao preencher logradouros, não utilize acentos ou o caractere “ç”. Por exemplo, o correto é digitar “Av. Sao Joao” em vez de “Av. São João”.
• Sigla do Estado (UF): O campo de estado deve ser preenchido apenas com a sigla em duas letras maiúsculas (Ex: “MG” ou “PA”).
• Formatação de Celular: Este dado é vital para o acesso ao app. Garanta que o número contenha o DDD seguido dos 9 dígitos, sem traços ou espaços (Ex: 11999999999).
• E-mail Pessoal: Priorize o cadastro de e-mails pessoais e intransferíveis dos colaboradores. Já que isso evita conflitos caso os e-mails profissionais precisem ser usados para outros acessos no portal.
• Nome da Mãe: Atenção a este detalhe: o preenchimento do nome da mãe é obrigatório apenas para colaboradores menores de 18 anos.
• Consistência de Dados: Lembre-se de que todas as informações passam por validação automática na Receita Federal, devendo assim, estar idênticas à base oficial.
• Cesta de Benefícios: Nos campos de cesta de benefícios, (TotalPass, Mediquo, Acesso à Saúde e Acesso à saúde e proteção), Lembre-se de preencher com um “N” maiúsculo, para os colaboradores que não possuem tais modalidades, ou com um “S” maiúsculo, para aqueles que usufruem das mesmas.

Solução de Problemas: Como Diagnosticar Falhas no Envio

Se, mesmo após a conferência, o sistema apontar erros na importação, descobrir o motivo é simples.

1. Navegue até o menu “Colaboradores” e selecione a opção “Importações de Colaboradores”.
2. No histórico de envios, localize a linha da importação que falhou e então, clique no ícone de “olho” () situado à direita.
3. Imediatamente, o sistema apresentará um relatório detalhado, linha por linha, explicando assim, qual dado está incorreto e o motivo da reprovação, o que facilita a correção para um novo envio.